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DEFENDO Mailarchivierung

... kommen Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen zur Archivierung von geschäftlichen E-Mails nach?
Und nein: mit Archivierung ist nicht das gigabyte-weise Horten von E-Mails in Postfächern auf dem Mail-Server gemeint! Denn archivierte E-Mails müssen u.a. unveränderbar gespeichert werden, sich schnell und gezielt wiederfinden lassen und sind schlimmstenfalls zeitnah einem Steuerprüfer in geeignetem Format zur Verfügung zu stellen.
Mit der Mailarchivierung kann Ihr DEFENDO nun auch diese Lücke füllen!
Dabei legen wir besonderen Wert darauf, dass E-Mails so original wie möglich archiviert werden. In der empfohlenen Konfiguration wird der Inhalt der Mail bereits erfasst, bevor Dateianhangs- oder SPAM-Filter diesen möglicherweise verändern. Trotzdem kommt die Sicherheit nicht zu kurz:
  • Der Virenscan hat Vorrang. Verseuchte Mails werden schon vor der Archivierung aussortiert
  • Vom Dateianhangs-Filter unter Quarantäne gestellte Mails werden erst archiviert, wenn die Mails aus der Quarantäne abgerufen werden
  • Als SPAM eingestufte Mails werden im Archiv entsprechend markiert

Nutzen Sie S/MIME-Verschlüsselung?

Eine besondere Herausforderung stellen verschlüsselte E-Mails dar. Ist Ihnen bewusst, dass eine S/MIME-verschlüsselte E-Mail nur mit dem privaten Schlüssel wieder lesbar gemacht werden kann, für den die Mail verschlüsselt wurde - auch wenn das zugehörige Zertifikat vielleicht schon Jahre abgelaufen ist? Bleiben also bei Ihnen alle alten Schlüssel zuverlässig über Jahre gespeichert? Und falls der Schlüssel mit einem Kennwort gesichert wurde: ist gewährleistet, dass dieses auch nach Jahren noch bekannt ist? Auch nachdem z.B. der Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen hat?
Kein Problem mit DEFENDO: Kombinieren Sie einfach das DEFENDO S/MIME-Gateway für die zentrale und automatische Ver- und Entschlüsselung von Mails mit der Mailarchivierung. Ausgehende Mails werden dann vor dem Verschlüsseln archiviert, eingehende Mails vor der Archivierung entschlüsselt.

Funktionsübersicht

Allgemein
Auf Docker/Podman basierender Software-Container (DEFENDO-App)
Erfordert Datenbank (kostenfreie DEFENDO-App)
Import von Mails über Netzwerk-Freigabe (im eml-Format) oder über POP3/IMAP4
Export im eml-Format auf Netzwerk-Freigabe
Archivierung
im Zuge der Verarbeitung durch DEFENDO Mail-Server
über Microsoft Exchange Journaling
per SMTP, POP3 oder IMAP4 (nicht empfohlen)
optionale Regelwerke für Ausnahmen von der Archivierung, abweichende Speicherdauer und Verteilung auf Archivordner
Speicherung
auf Netzwerk-Freigabe mit SMB-Protokoll (z.B. NAS oder Windows-Freigabe)
AES-256 Verschlüsselung für archivierte Mails und Datenbank mit den Metadaten
Deduplizierung von Anhängen
Manipulationssicherheit über Zeitstempel-Dienst nach Wahl
Zugriff auf Archiv
Web-Oberfläche mit Zugriff über Reverse-Proxy
Hochperformanter Index-Server für schnelle Suchergebnisse
Authentifizierung wahlweise über DEFENDO, Active-Directory oder Benutzerverwaltung der App
Optional mit zeitbasierten Einmal-Passwörtern (TOTP)
Auditor-Konto mit unbeschränktem Zugriff auf das Archiv (Anmeldung optional im Vier-Augen-Prinzip)
Revisor-Konto (z.B. für Steuerprüfer) wahlweise mit unbeschränktem oder beschränktem Zugriff
Optionales Konto für Datenbeauftragten zur Freigabe von berechtigten Löschanfragen

Sicher

DEFENDO bedient sich einer Reihe von bewährten Security-Modulen wie Firewall, VPN, Proxies, Virenscanner und Anti-Spam-System.
Diese schützen Sie vor Schad-Code, Spam, Hacker-Angriffen und weiteren unerwünschten oder schädlichen Dingen.

Flexibel

Keine IT-Umgebung ist wie die andere. Die DEFENDO Produktfamilie passt sich genau Ihren Bedürfnissen an.
Von der einfachen Internet-Anbindung für kleinere Unternehmen, über Lösungen für Filialen und den Außendienst, bis hin zu komplexen, mehrstufigen Firewall-Systemen.

Mehr gute Gründe

  • Es gibt keine Backdoors
  • über 20 Jahre Internet-Security-Erfahrung
  • Mehrfach ausgezeichnet
  • Support direkt durch unsere Entwickler
  • Fachhändler-Treue
  • Made in Germany